ul. Wita Stwosza 15 lok. 8c 50-148 Wrocław                  +48 512 185 815             kancelaria@mgmkancelaria.pl

ul. Wita Stwosza 15 lok. 8c 50-148 Wrocław  I  +48 512 185 815  I  kancelaria@mgmkancelaria.pl

Aktualności

Najem komercyjny obejmujący powierzchnie biurowe, usługowe czy magazynowe cechuje się znaczną złożonością. Strony korzystają z szerokiej swobody kontraktowania, co pozwala na elastyczne ustalanie sposobu korzystania z lokalu, obowiązków eksploatacyjnych czy zasad rozliczeń. Jednocześnie to właśnie te elementy — jeśli nie są doprecyzowane — najczęściej prowadzą do trudności w wykonywaniu umowy oraz sporów pomiędzy najemcami a wynajmującymi.

Z tego względu niezwykle istotne jest, aby już na etapie negocjacji umowy przeprowadzić szczegółową analizę proponowanych postanowień, a podczas jej wykonywania — regularnie weryfikować rozliczenia przesyłane przez wynajmującego.

Poniżej przedstawiamy najczęstsze kwestie problemowe oraz praktyczne wskazówki dla najemców.

Na co zwrócić uwagę przed podpisaniem umowy najmu komercyjnego?

Precyzyjne określenie katalogu kosztów eksploatacyjnych.

Katalog kosztów eksploatacyjnych powinien być:

• jednoznaczny,

• zamknięty lub przynajmniej szczegółowy,

• klarownie rozróżniający koszty bieżącej eksploatacji od inwestycji i modernizacji.

Zbyt ogólne sformułowania (np. „wszystkie koszty związane z nieruchomością”) stwarzają ryzyko obciążania najemcy wydatkami, których nie da się zweryfikować lub które powinny obciążać właściciela.

Sposób podziału kosztów między najemców.

Warto zweryfikować:

• czy różne rodzaje powierzchni (np. gastronomiczne, biurowe, usługowe) mają odmienne współczynniki,

• czy koszty są dzielone proporcjonalnie do faktycznego zużycia lub użytkowania,

• czy wynajmujący uwzględnia zróżnicowanie funkcjonalne budynku.

Jednolity system rozliczeń w budynku wielofunkcyjnym zwykle prowadzi do nadpłat po stronie najemców o niższym stopniu użytkowania części wspólnych.

Prawo do wglądu w dokumenty źródłowe.

Najemca powinien mieć zagwarantowane prawo do:

• szczegółowych zestawień kosztów,

• faktur i umów z dostawcami,

• informacji o sposobie podziału kosztów między poszczególnych najemców,

• audytu rozliczeń.

Brak takich zapisów utrudnia późniejsze dochodzenie nadpłat i kwestionowanie nieprawidłowych pozycji.

Terminy rozliczeń i zasady korekt

Umowa powinna jasno określać:

• kiedy wynajmujący dokonuje rozliczeń (np. co rok),

• po jakim czasie traci możliwość korekty,

• w jakim terminie najemca może zgłaszać zastrzeżenia.

Ustalenie maksymalnego terminu na rozliczenie roczne zapobiega sytuacjom, w których najemca po kilku latach otrzymuje znaczne dopłaty.

Ewidencja zużycia i podliczniki

W budynkach o zróżnicowanych funkcjach kluczowe jest istnienie:

• podliczników na media,

• systemów monitorujących zużycie energii, wody czy ciepła,

• transparentnego mechanizmu dzielenia kosztów.

Brak rzetelnej ewidencji w praktyce utrudnia własne rozliczenia wynajmującego, a dla najemcy może być podstawą do zakwestionowania nienależnych obciążeń.

Na co zwracać uwagę przy okresowym rozliczeniu kosztów

Czy koszt mieści się w katalogu z umowy?

Każdy składnik rozliczenia powinien dać się jednoznacznie przyporządkować do postanowień umowy. Jeśli dany koszt nie jest wskazany, najemca ma prawo żądać jego wyłączenia.

Żądanie udokumentowania kosztów.

Najemca powinien otrzymać dostęp do:

• faktur,

• raportów zużycia,

• zestawień rozliczeń między najemcami,

• danych technicznych dotyczących funkcjonowania budynku.

Analiza dynamiki kosztów.

Nagłe zwiększenie kosztów o kilkadziesiąt procent bez rzeczowego uzasadnienia jest sygnałem, że warto dokonać szczegółowej weryfikacji, gdyż wynajmujący mógł w chwili zawierania umowy dokonać ich chwilowego/tymczasowego zaniżenia, celem pozyskania najemcy. 

Weryfikacja kosztów spornych.

Do kosztów najczęściej kwestionowanych należą:

• opłaty publicznoprawne,

• koszty inwestycyjne i modernizacyjne,

• zakup wyposażenia i sprzętu,

• wynagrodzenie zarządcy budynku w nierynkowej wysokości,

• koszty eventów i działań marketingowych właściciela (w szczególności w przypadku działalności galerii handlowych)

Sprawa naszego klienta.

Sprawa naszego klienta dotyczyła rozliczenia przez wynajmującego kosztów eksploatacji części wspólnych budynku biurowego na terenie Wrocławia. Istotą sporu był niewłaściwy podział kosztów eksploatacyjnych między najemców różnych części budynku o odmiennych funkcjach.

Sprawa była o tyle trudna, że klient zastrzeżenia do sposobu rozliczenia mediów podniósł dopiero w chwili zakończenia najmu. Napotkaliśmy trudności w ustaleniu stanu faktycznego oraz wyliczenia i udowodnienia rzeczywistego zużycia mediów. Niełatwo było więc ustalić rzeczywiste wysokości nadpłat po stronie naszego klienta.

Podczas negocjacji kwestionowaliśmy również możliwość obciążenia najemców niektórymi ze składników opłaty eksploatacyjnej wskazanej i pierwotnie zapłaconej przez klienta. Mowa m.in. o:

• podatku od nieruchomości za powierzchnię parkingów wewnętrznych i zewnętrznych, odrębnie opłacanych przez najemców w ramach opłat parkingowych (abonamentowych),

• kosztach znaczących remontów i modernizacji budynku oraz urządzeń znajdujących się w wydzielonych częściach budynku.

Przedmiotem sporu były objęte zagadnienia, co do których przepisy i orzecznictwo nie dostarczają jednoznacznych odpowiedzi. Po dokładnej analizie kosztów oraz postanowień umowy oraz weryfikacji rzeczywistego podziału funkcjonalnego obiektu, możliwe było zawarcie ugody pomiędzy naszym klientem i wynajmującym, co uchroniło go przed wytoczeniem powództwa przez wynajmującego oraz uzyskaniem zwrotu nadpłaty. 

Skontaktuj się z nami

Sprawdź jak możemy pomóc Tobie lub Twojej firmie

ul. Wita Stwosza 15 lok. 8c

50-148 Wrocław

+48 512 185 815

kancelaria@mgmkancelaria.pl

kancelaria@mgmkancelaria.pl

ul. Wita Stwosza 15 lok. 8c

50-148 Wrocław

+ 48 512 185 815